Contacts : Tous les tuteurs de PACT

Source : Site « Management de projet » de Rémi Bachelet

Objectif : Pour animer le projet, il vous faudra organiser des réunions efficaces. Vous aurez besoin de mettre en oeuvre le PDCA et de suivre les principes de base d’organisation d’une réunion à savoir mettre en place un ordre du jour et savoir faire un compte-rendu.

Le PDCA : Il signifie « Plan-Do-Check-Act » ou « Préparer-Dérouler-Contrôler-Ancrer ». Il s’agit d’un cycle d’actions à suivre pour améliorer la qualité d’un produit, d’un service, etc…

• Plan = préparer/planifier (ce que l’on va réaliser)
• Do = développer/réaliser/mettre en oeuvre (le plus souvent on commence par une phase de test)
• Check = contrôler/vérifier
• Act (ou Adjust) = agir/ajuster/réagir (si on a déjà testé à l’étape « Do », on déploie alors en étape « Act »).

Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne les résultats attendus en colonne les actions à engager, la preuve qu’elles ont été faites et que les actions ont bien produit l’effet souhaité.

Organisition des rôles dans une réunion : il y a 4 rôles à distinguer dans un groupe quel que soit la taille du groupe : l’animateur, le secrétaire (fait le compte-rendu de la séance et le diffuse), le scribe (écrit sur un tableau ou un paperboard les idées/actions proposées par la groupe pour aider la réflexion commune) et le gestionnaire du temps (qui vérifie que les délais impartis à chaque intitulé de l’ordre du jour soit bien respecté).

Voici ci-dessous en bas un lien vers un schéma expliquant les relations entre ces rôles et le groupe.

Qu’est ce qu’un bon objectif de réunion ?

Un bon objectif suit le principe CAMERA :

Cadre (spécifique, précis, défini)

Approuvé, consensuel (on n’impose pas un objectif : on le discute, c’est une proposition du groupe)

Mesurable, critère de validation (Pas « Il faut accélérer » mais « pour la fin de la semaine, les tâches X et Y doivent être bouclées »)

Echéance précise dans le temps, date (cf. exemple ci-dessus)

Réaliste, faisable…

…mais Ambitieux (trop simple ou trop difficile démotive, il faut donc trouver un juste équilibre !!)

Le compte-rendu (CR)

Il contient les informations, les décisions et les actions lors de la réunion.

Le modèle type contient les rubriques suivantes : Motif/Type de réunion, Les noms des participants, la date, heure de début et durée, ordre du jour suivi des actions précédentes et d’un point sur les risques, les informations échangées, les remarques/les questions, les décisions.

On commence par valider les objectifs du CR précédent.

Une fois les décisions prises, il est important de faire un tableau récapitulatif des actions à suivre pour mieux les piloter d’ici la prochaine réunion d’avancement. En général, on fait un tableau sous excel avec les colonnes suivantes : Description de l’action, nom du responsable, délai de réalisation, le livrable (ou moyen de validation de l’objectif) et nom de la personne qui valide (qui doit être différent de la personne qui est responsable de la tâche).

Le CR doit être envoyé aux participants et au tuteur sous 48h max. L’approbation est demandée par défaut aux participants avant (si nécessaire, merci de bien vouloir amender avant le XX/XX).